Il est bien connu que si les membres du conseil d’administration font véritablement preuve d’engagement, ils seront vos plus ardents défenseurs, vos plus grands bénévoles et vos meilleurs collecteurs de fonds et rassembleurs d’amis. Il semble toutefois que dernièrement, de nombreuses associations soient confrontées au même défi, soit de tenter de rallumer la flamme chez les membres blasés du conseil d’administration.

*Remarque : Si les membres de votre conseil d’administration sont engagés et dévoués à 100 % et prennent leur rôle à cœur, vous avez de la chance! Continuez à lire pour obtenir des conseils sur la façon de vous assurer que cette situation se poursuive. Pour les autres qui n’ont pas cette chance, continuez à lire pour obtenir des conseils utiles sur la façon d’améliorer votre situation.

  1. L’idée peut sembler simple : choisissez dès le départ les bonnes personnes pour être membres de votre conseil d’administration. Ça semble évident, mais ce ne l’est pas. La seule façon de savoir si on a choisi les bonnes personnes est d’établir au préalable les critères recherchés. Par exemple, si votre objectif est de trouver une personne qui a beaucoup d’expérience dans la collecte de fonds, assurez-vous de poser la question aux candidats dès le départ. Définissez vos attentes. Exigez un engagement précis. Ce n’est pas le moment d’être timide!
  2. Assurez-vous que les nouveaux membres du conseil d’administration (et même les membres actuels!) comprennent ce à quoi on s’attend d’eux. Élaborez un manuel d’orientation à l’intention des membres du conseil d’administration qui décrit les attentes et les fonctions. La plupart des conseils d’administration des organismes sans but lucratif ont à la fois un rôle « stratégique » et un rôle de « travail ». Vous désirez des membres de conseil d’administration qui soient disposés à travailler à l’extérieur des réunions et qui se préparent adéquatement pour toutes les réunions.
  3. Assurez-vous que tous les membres du conseil d’administration connaissent leurs responsabilités, telles que :
    • assister régulièrement aux réunions du conseil d’administration;
    • lire tous les documents avant les réunions et se préparer pour prendre une part active;
    • se préparer convenablement pour discuter de toutes questions et voter sur celles-ci;
    • faire la promotion de l’organisme;
    • déclarer et éviter tout conflit d’intérêt;
    • contribuer à l’établissement de l’orientation stratégique (c.-à-d. approuver les stratégies et les objectifs).
  4. Établissez un calendrier de la tenue des réunions ou des conférences téléphoniques du conseil d’administration. Essayez de déterminer le moment qui convient le mieux à tous les membres et planifiez les réunions ou les conférences téléphoniques de six mois à un an d’avance. La tenue des réunions au même jour et à la même heure chaque mois permettra aux membres du conseil d’administration d’intégrer l’horaire des réunions à l’horaire de leur « vrai » emploi en conséquence.
  5. Assurez-vous d’avoir un plan stratégique décrivant la mission et les priorités de l’organisme pour les trois à cinq prochaines années. Toutes les idées et les entreprises devraient s’arrimer au plan stratégique; il est donc extrêmement important que le conseil d’administration comprenne et soutienne ce plan. Parallèlement, le conseil d’administration devrait réexaminer le plan stratégique tous les trois à cinq ans pour s’assurer que le plan reflète toujours les priorités de l’organisme.
  6. Prenez le temps de trouver le comité qui convient aux nouveaux membres de votre conseil d’administration. Certaines personnes deviennent membre d’un conseil d’administration pour partager leur expertise professionnelle, alors que d’autres sont à la recherche d’un nouveau défi. Il est essentiel de trouver ce qui convient le mieux à un nouveau membre du conseil d’administration pour maintenir son engagement.
  7. Établissez une culture positive fondée sur le respect, mais tenez tout de même compte des divergences d’opinion. Pour que les membres d’un conseil d’administration fassent preuve d’engagement, ils doivent tous être libres d’exprimer leurs idées, peu importe qu’elles soient les plus populaires ou non.
  8. Amorcez les réunions du conseil d’administration en rappelant aux membres les objectifs et la mission de l’organisme. Organisez le programme des réunions autour des priorités stratégiques pour que le conseil d’administration soit continuellement appelé à penser à l’avenir et à avoir une perspective d’ensemble.
  9. Demandez périodiquement au conseil d’administration de votre association d’évaluer s’il pense faire un bon travail et d’évaluer le rendement du président ou de la présidente et du personnel. Vous trouverez facilement de nombreux outils d’évaluation au csae.com.
  10. Restez positif! Les membres du conseil d’administration doivent se sentir utiles et appréciés. Envoyez-leur à l’occasion des courriels de remerciement et n’oubliez pas de remercier les membres sortants du conseil d’administration!

 

Denise Craine, CAE, présidente de Secretariat Central, possède plus de 25 années d’expérience dans le domaine de la gestion d’associations, de la gouvernance, du service à la clientèle et de la gestion de projets. Denise est cadre d’association émérite (CAE) et agit à titre de directrice administrative de nombreux clients de Secretariat Central, dont la Société canadienne de gériatrie, l’Association canadienne de radio-oncologie et la Société canadienne de soins intensifs.