L’engagement envers une gestion saine des finances est l’élément principal de la viabilité financière, et l’établissement d’un budget en est le point de départ. Le budget est le plan financier de l’organisme pour le futur immédiat (en général un an).

La préparation d’un budget aide les organismes sans but lucratif à planifier et à affecter les ressources. Le budget permet de déceler tout manque à gagner et d’accorder un délai d’action pour élaborer des stratégies visant à éviter une crise financière. Le budget intègre les objectifs financiers et opérationnels et permet de communiquer les attentes et les priorités aux parties intéressées.

Processus budgétaire

  1. Préparation du budget
    1. Commencer en utilisant les données de l’année précédente et les prévisions de fin d’année.
    2. Consulter les responsables de la mise en œuvre de la mission de l’organisme et collaborer avec eux pour s’assurer que le budget reflète leurs besoins et qu’ils comprennent toute contrainte financière qui pourrait les toucher.
    3. Incorporer les renseignements au sujet de tous les revenus et dépenses de programmes qui pourraient être nouveaux.
    4. Ajuster le budget en fonction des revenus et des dépenses de l’année précédente qui ne devraient pas être récurrents.
    5. Garder à l’esprit qu’il pourrait manquer certains renseignements financiers ou que ceux‑ci pourraient être incomplets; dans ce cas, il faut utiliser la méthode de la « meilleure estimation ».
    6. Préparer un sous-budget pour chaque programme ou voie de financement afin de mieux comprendre comment les divers programmes contribuent (ou nuisent) à l’organisme dans son ensemble. Cette approche est particulièrement utile lorsque l’organisme reçoit des fonds qui sont réservés à un projet ou à un objectif en particulier.
    7. S’assurer d’obtenir l’autorisation du conseil d’administration. 
  1. Mise en œuvre et surveillance du budget
    1. Il faut savoir que les activités financières ne se déroulent presque jamais comme il était prévu; des dépenses imprévues ou des occasions d’obtenir de nouveaux revenus peuvent se présenter à tout moment.
    2. Comparer le rendement financier réel aux attentes budgétaires de façon périodique (en général, sur une base mensuelle).
    3. S’assurer de déceler les variations entre le rendement depuis le début de l’année et le budget. Il convient de documenter les raisons de ces variations ainsi qu’une prévision indiquant si ces variations augmenteront, diminueront ou demeureront stables.

Ce processus budgétaire aide l’organisme à respecter le plan financier ou à prendre des mesures opportunes et appropriées pour corriger l’orientation financière. 

Ne pas modifier le budget à moins d’y être obligé

Des changements surviennent. Cependant, pour modifier le budget, il faut l’autorisation du conseil d’administration. Il est plus facile et plus efficace de simplement surveiller et de comprendre les variations entre le budget et le rendement réel (voir ci-dessus). En cas de modification importante des plans d’exploitation, modifier le budget selon les besoins et demander l’autorisation du conseil. 

S’affranchir d’une mentalité axée sur un budget équilibré

Le but d’un organisme sans but lucratif n’est pas de faire du « profit » (soit un excès de revenus par rapport aux dépenses), mais plutôt de dépenser les revenus pour accomplir sa mission. Toutefois, l’objectif n’est pas nécessairement d’avoir un budget équilibré. Un organisme pourrait avoir à prévoir un surplus afin de renflouer les réserves ou d’avoir un coussin en cas d’imprévus. Il pourrait aussi vouloir amasser de l’argent pour un acompte sur une acquisition future d’immobilisations requises pour soutenir sa mission.

Si c’est fait correctement, l’établissement, la mise en œuvre et la surveillance d’un budget sont des activités extrêmement précieuses. En plus de permettre de surveiller le rendement, le budget permet de communiquer les attentes et les priorités et fournit une base solide pour la prise de décisions financières.

Tracie Bliss, CPA, CGA, est la gestionnaire financière de Secretariat Central, une entreprise de gestion d’associations clé en main de la région du Grand Toronto. La division de l’exploitation de Secretariat Central effectue toutes les activités de gestion financière, de la comptabilité à l’établissement du budget, en passant par la gestion des audits et la conformité aux règles gouvernementales de production de rapports pour les associations et les organismes caritatifs sans but lucratif du Canada.