Dans le marché actuel des organismes sans but lucratif, il semble que tous sont confrontés au même défi : comment produire un congrès exceptionnel pour les membres d’une association au plus bas coût possible. Notre expérience de planification des congrès de nos associations sans but lucratif chaque année nous a permis d’élaborer la liste suivante de conseils et d’astuces.

  1. Recourir à l’expertise de l’office des congrès et du tourisme de la région, si possible. Étant donné qu’ils tirent profit du fait que le congrès se déroule dans leur région, ils peuvent être d’une aide considérable de nombreuses façons, par exemple, pour conseiller sur des établissements de la région qui ont l’espace requis pour accommoder le congrès.
  2. Essayer d’organiser le congrès pendant la basse saison. La raison en est bien simple : les hôtels sont beaucoup plus motivés à combler leur espace vacant pendant la basse saison et baisseront leurs prix. En outre, faire preuve de fidélité en planifiant plusieurs congrès au même hôtel ou au sein de la même chaîne peut permettre de demander un meilleur prix.
  3. Planifier en vue de la négociation. Il faut connaître la quantité de nourriture et de breuvages que le groupe consommera, le nombre de chambres requis, le nombre de salles de conférence requis, etc. Tenter de négocier un meilleur prix pour les conférenciers et le personnel. Noter tous ces renseignements par écrit et les passer en revue pendant la négociation. Cela permettra d’éviter les frais supplémentaires de dernière minute.
  4. Réutiliser tout ce qu’il est possible de réutiliser, comme les porte-noms et les affiches. Ce matériel peut être utilisé l’année suivante, et leur réutilisation montre aux participants que l’organisme est soucieux de l’environnement.
  5. Collaborer avec des groupes animés du même esprit. Le jumelage du congrès d’un organisme à celui d’une autre association peut entraîner des économies sur l’arrangement des salles et les frais d’équipement particulier.
  6. Déterminer combien d’ateliers seront offerts. La diminution du nombre d’ateliers peut permettre d’économiser sur les frais pour les salles de conférences, les conférenciers et l’équipement audiovisuel.
  7. Engager des artistes polyvalents pour les activités sociales durant le congrès. Les artistes qui jouent plusieurs genres de musique ou qui offrent différentes formes de divertissement peuvent être utilisés pour plus d’un événement, ce qui permet d’économiser. On peut également essayer de trouver un type précis d’artiste qui a un lien avec le groupe de participants; il pourrait par exemple y avoir un groupe musical composé de membres de l’assemblée. Nous avons déjà organisé un congrès de chirurgiens au cours duquel le groupe musical était composé de chirurgiens provenant d’un peu partout au Canada. Un autre point important à considérer est d’essayer d’engager un artiste directement plutôt que de passer par une agence de spectacle. Cela peut permettre de réaliser d’importantes économies.
  8. Engager des conférenciers polyvalents. Choisir des spécialistes de l’industrie qui peuvent autant faire un discours liminaire qu’animer un atelier ou être membre d’un groupe de discussion. Choisir si possible des conférenciers locaux, pour réduire les frais de déplacement. Les offices des congrès et du tourisme et les hôtels ont souvent une liste de conférenciers locaux.
  9. Collaborer avec l’hôtel pour planifier des repas qui tirent profit des aliments de saison. Cela permet à l’hôtel de réduire les coûts. Garder à l’esprit que le menu offert par l’hôtel n’est pas coulé dans le béton. On peut aviser l’hôtel du montant que l’on veut payer pour un repas et lui demander de créer un menu correspondant au budget – mais sans oublier le dessert! Utiliser des coupons de consommation pour les réceptions : le fait de donner aux invités deux coupons permettra de réduire la consommation de boisson.
  10. Voir petit. Au lieu d’offrir des portions complètes de pâtisseries et de bagels pour le déjeuner continental et les pauses, offrir des versions miniatures. Ou alors, demander au personnel de l’hôtel de tout couper en moitiés et en quartiers. Cela permettra de diminuer la consommation et le gaspillage. Il faut également se demander s’il est nécessaire d’offrir un déjeuner complet. L’ajout de céréales et de yogourt à un déjeuner continental peut satisfaire la plupart des participants et réduire considérablement les coûts.
  11. Commander la nourriture pour les pauses sur consommation seulement. Cela signifie que les boissons gazeuses, les friandises et les autres aliments emballés seront facturés par article consommé. Cette option peut s’avérer moins dispendieuse que de payer par personne ou de commander une quantité précise. Si c’est possible, on peut aller chez Costco et apporter soi-même de grosses boîtes de barres de céréales et de biscuits. Il faut aussi s’assurer que le personnel de l’hôtel n’ajoute de la nourriture et des boissons supplémentaires que sur demande des organisateurs. Cela permettra de réduire la quantité de nourriture non consommée mais pour laquelle il faut tout de même payer.
  12. Le coût de l’équipement audiovisuel peut alourdir le budget. Si on prévoit avoir besoin de beaucoup d’équipement audiovisuel pendant le congrès, il faut choisir l’emplacement en conséquence. Certains centres de congrès ont des appareils sur place, ce qui peut s’avérer une option plus abordable qu’un emplacement où il faudra obtenir ces services d’un fournisseur externe. Il faut également s’assurer de reconfirmer les besoins des conférenciers en matière d’équipement audiovisuel. Ils pourraient avoir initialement demandé des appareils dont ils n’ont plus besoin.
  13. Gérer rigoureusement les demandes d’équipement audiovisuel. Par exemple, les micros sans fil sont beaucoup plus dispendieux que les micros branchés. Limiter le nombre de micros pour les groupes de discussion en fournissant à chaque groupe de deux intervenants un micro de table qu’ils partageront.
  14. Concevoir les programmes du congrès à l’interne. Comme solution de rechange à l’impression, envisager de transmettre le programme aux participants par courriel, de le leur fournir sur une clé USB, de le mettre en lien sur le site Web de l’organisme ou de concevoir une appli pour le congrès. L’impression coûte cher.
  15. Connaître les participants. Par exemple, si les participants adorent les fruits frais mais ne se soucient guère des affiches en quantité, il est préférable d’offrir les fruits et de réduire le nombre d’affiches.

De manière générale, il faut surveiller le budget de près tout au long du processus pour éviter les mauvaises surprises!

Andrea Smith, B. Com. (gestion hôtelière et touristique), est la gestionnaire de congrès de Secretariat Central, une entreprise de gestion d’associations clé en main de la région du Grand Toronto. La division des congrès et des événements de Secretariat Central planifie et organise des congrès et des événements de toute taille pour les associations, les sociétés et les organismes caritatifs sans but lucratif.