1. Personnalisez vos messages de renouvellement d’adhésion à l’aide de champs de macro plutôt que d’utiliser une formule d’adresse générale du genre « Cher membre ».
  2. Décrivez les réalisations de votre association au cours de la dernière année et soulignez que ces réalisations n’auraient pas pu être accomplies sans le soutien des membres. N’oubliez pas de souligner toutes les réussites : prix accordés, subventions reçues, nouveau site Web, etc.
  3. Expliquez en détail les avantages du renouvellement de l’adhésion, tels que rabais sur les frais d’inscription à des congrès, bulletins mensuels, admissibilité à des prix, etc.
  4. Motivez et enthousiasmez vos membres en annonçant le congrès qui s’en vient. N’oubliez pas d’en mentionner le thème, la date et l’endroit.
  5. Si votre association fait une collecte de fonds, assurez-vous de souligner, dans votre message de rappel de renouvellement d’adhésion, comment les dons aident à appuyer la cause de votre association.
  6. Soyez tenace dans vos envois de rappels de renouvellement d’adhésion. Servez-vous des outils technologiques pour programmer des rappels électroniques automatisés.
  7. Tirez profit de l’influence des guides d’opinion en demandant à des personnes importantes de communiquer avec les membres dont l’adhésion est échue. Cette tactique fonctionne mieux lorsqu’elle est utilisée par un membre du conseil d’administration plutôt que par l’équipe de gestion de l’association.
  8. Il faut savoir choisir le moment propice. Envoyez vos rappels de renouvellement d’adhésion juste avant un événement important, comme l’assemblée générale annuelle ou le congrès scientifique annuel, pour inciter les membres à renouveler rapidement pour tirer avantage des frais de participation réduits.
  9. Soyez proactif! Envoyez des sondages à vos membres pour savoir ce que votre association peut faire pour fidéliser et attirer les nouveaux membres.
  10. Dites merci! Montrez à vos membres que vous appréciez le maintien de leur adhésion. Et n’oubliez pas de remercier vos membres en personne lorsque vous les rencontrez dans le cadre d’un événement.

Rebecca Robinson est coordonnatrice principale des associations de Secretariat Central, une entreprise de gestion d’associations clé en main offrant des services complets dans la région du Grand Toronto. L’équipe de Rebecca gère diverses associations dans le domaine des soins de santé, notamment l’Association canadienne de radio-oncologie, la Société canadienne de soins intensifs et la Fondation canadienne du sepsis.